Syphere
Lockerbox, Pickupbox, Access

Allgemeine Nutzungsbedingungen

Allgemeines

Syphere ist eine Cloud-basierte Shared-Space-Lösung von Synomics AG (nachfolgend «Synomics» genannt), bestehend aus einem Webportal u.a. für den Anlagen-Betreiber (nachfolgend «Organisation» genannt), sowie einer der Applikation entsprechenden App für die Benutzer der Anlage (nachfolgend geschlechtsneutral «User» genannt).
Je nach Lösung ist die App für einen geschlossenen Benutzerkreis die native Syphere Lockerbox App, die nur von berechtigten Usern nach erfolgreichem Login verwendet werden kann.
In einem öffentlichen Benutzerkreis ist die App eine sog. Web-App (Web-Applikation in einem Browser) für User, die Syphere z.B. nach Scannen eines QR-Codes am Objekt der Nutzung, z.B. an einer Türe oder an einem Schliessfach oder an sonst einer Anlage mit einer Syphere-Steuerung, verwenden können.
[User eines öffentlichen Benutzerkreises können z.B. Besucher für Schliessfächer, oder Laufkundschaft eines Shops oder Kunden an einer Pickup-Station oder (temporäre) Mieter eines Hobbyraums sein.]

Spezielle Nutzungsbedingungen

Jede Organisation, welche eine Syphere Lösung einsetzt, hat ihre eigenen Richtlinien und Prozesse und hat das System entsprechend konfiguriert. Die Organisation hat dabei spezifisch ihren Rahmen für die Benutzung festgelegt. Egal, ob Tür-/Tor-, Schliessfachanlagen oder eine Pickup-Station: Synomics stellt die technische Lösung z.Vf. Die Organisation bestimmt den Betriebsablauf, Zeiten und allfällige Kosten.
[Bei dynamisch genutzten Schliessfachanlagen kann dies u.a. die Dauer der kostenfreien oder kostenpflichtigen Nutzung, Reminder-Zeiten vor Ablauf, allfällige (Zusatz-)Kosten bei Zeit-Überschreitung oder nach Räumung durch das Personal, sowie Anzahl der gleichzeitig belegbaren Schliessfächer sein.]

Bitte konsultieren Sie unbedingt auch die speziellen Nutzungsbedingungen bzw. AGB der Organisation!

Funktionen mit nativer App

Das Webportal, sowie die zugehörige native App können nur von berechtigten Usern verwendet werden. Eine Person ist unter folgenden Voraussetzungen berechtigt, wobei alle Bedingungen erfüllt sein müssen:

  • Sie hat organisatorisch mit einer Anlage zu tun, bei der die Syphere Lösung von Synomics eingesetzt ist. Ihre Rolle ist die des Betriebs-internen Users (geschlossener Benutzerkreis) oder die der Verwaltung einer Organisation, des Facility Managers oder des technischen Dienstes, oder die des Betreibers einer Pickup Station; oder der User hat sonst in irgendeiner Weise mit der Anlage zu tun, z.B. mit der Wartung.
  • Der User ist persönlich per Email durch das System eingeladen worden (mit Link auf das Webportal zur Registrierung). D.h. eine verantwortliche Stelle erlaubt dem User, die Anlage zu nutzen bzw. zu verwalten.

Wenn Sie eine Syphere Lösung mit nativer App nutzen, gilt Folgendes:
Der mit gültiger Email-Adresse registrierte User der Anlage kann sich nach Installation der App (iOS oder Android) auf sein Mobiltelefon mit seinem Login in der App dann anmelden, wenn er der Datenschutzerklärung und diesen Nutzungsbedingungen zustimmt.

Voraussetzung für das Funktionieren der App ist, dass a) Benachrichtigungen zugelassen und b) die Verwendung der Kamera berechtigt ist. Zudem ist für eine reibungslose und v.a. Real-time-Interaktion der Syphere Lösung eine Internetverbindung des mobilen Geräts erforderlich, sei es über WLAN oder via aktivierte, mobile Daten. Mit der nativen App können Objekte dynamisch und statisch genutzt werden:

  • Bei «statischer» Nutzung von Anlagen-Objekten kann der User «seine Objekte» (z.B. eine Türe oder ein fix zugewiesenes Schliessfach) in der nativen App direkt und beliebig oft öffnen, solange die Organisation ihn dazu berechtigt. (Das Scannen eines Objekt-QR-Codes ist nicht erforderlich.)
  • Bei «dynamischer» Nutzung (am Beispiel von Sharing von Schliessfächern) scannt der User mit der App einen QR-Code pro freies (offenes) Schliessfach und kann diese so für eine bestimmte Zeit und zu Konditionen, welche die jeweilige Organisation festlegt, nutzen. Mit der App – oder (notfalls) auch möglich über das Webportal – kann der User sein Schliessfach beliebig oft öffnen und wieder schliessen und gibt dieses nach Nutzungsende aktiv auch wieder frei. (Nach Freigabe bleibt die Schliessfach-Türe automatisch geöffnet.)
    Die App zeigt dem User pro besetztes Schliessfach Details an, wie z.B. Schliessfach-Nr., Organisation, Schliessfach-Standort und Nutzungszeit. Zudem kann er im App-Menü sein Passwort ändern.
    Der User wird via Push-Nachrichten im Benachrichtigungs-Center des Smartphone-Betriebssystems zeitgerecht zu ablaufenden Nutzungszeiten gewarnt bzw. über Zeitüberschreitung und allfälligen Kosten informiert. Zusätzlich erhält der User automatisch zu jedem von der Organisation festgelegten Zeitpunkt auch eine entsprechende Email.

Funktionen mit einer Web-App

Wenn Sie eine Syphere Lösung mit einer Web-App nutzen, gilt Folgendes:
Wie oben beschrieben können User in einem «öffentlichen» Benutzerkreis Anlagen mit einer Syphere Lösung einmal «spontan» oder ggf. mehrfach nutzen (Internetverbindung vorausgesetzt, z.B. über mobile Daten) – je nach Lösung und Konfiguration durch den Betreiber der Anlage (Organisation) entweder anonym oder erst nach Eingabe einer Emailadresse oder ihrer Mobile-Nummer und ggf. erst nach Bezahlung einer Benutzungsgebühr bzw. Miete. Dabei erhalten die User jeweils einen «digitalen Schlüssel» (angezeigt in einer Web-Applikation in ihrem Internet-Browser) zur Öffnung z.B. einer Türe oder eines Schliessfachs.
Nachfolgend sind ein paar mögliche Anwendungen gelistet (nicht abschliessend):

  • Bei Nutzung einer Pickup Station werden User (Kunden eines Shops und Mitarbeiter in der Intralogistik) für eine Abholung oder für eine Rückgabe benachrichtigt (z.B. per Email oder SMS) und erhalten auf ihrem Mobile den «digitalen Schlüssel» zur Öffnung eines befüllten bzw. reservierten Fachs.
  • Bei Nutzung einer (halb-)«öffentlichen» Schliessfachanlage scannt der User (z.B. ein Besucher einer Organisation) mit seinem Mobile einen QR-Code und kann (ggf. erst nach Bezahlung) das gewählte verfügbare Fach für eine von der Organisation festgelegte Zeit nutzen.
  • Bei einer Zutrittskontrolle scannt der User (z.B. ein Abonnent einer Freizeitanlage oder ein Laufkunde eines Shops) mit seinem Mobile einen QR-Code und kann (je nach Applikation und Prozessdefinition ggf. erst nach Bezahlung) gewählte Räume betreten und nutzen.

Sorgfaltspflichten der User

Passwörter werden in einem geschlossenen Benutzerkreis zwecks Logins benötigt. Sie werden nur für die Anmelde-Identifikation im Hintergrund und nicht im Klartext gespeichert. Sie werden weder der für die Anlage zuständigen Verwaltung der Organisation, noch Synomics oder sonst Dritten sichtbar gemacht.

Wir weisen darauf hin, dass Passwörter von Cyber-Kriminellen gehackt werden können!

Der technische Zugang, sowie die Zugangsdaten selbst (Email-Adresse und Passwort) sind in der Verantwortung des Users. Der User muss daher ein möglichst sicheres Passwort setzen und dieses regelmässig wechseln.

Der User eines geschlossenen Benutzerkreises ist verpflichtet, Änderungen seiner Email-Adresse oder Korrekturen bzw. Änderungen von Vorname und Nachname, oder ggf. Änderung seiner Mobile-Nummer rechtzeitig seiner Organisation anzumelden. Denn Benachrichtigungen werden i.d.R. immer an die eingetragene Email-Adresse gesendet. (Je nach Applikation bzw. Einstellungen können Benachrichtigungen auch via SMS erfolgen.)

Der User stellt generell sicher, dass die Email-Benachrichtigungen („noreply“ – Absender) ggf. nicht in seinem Spam-Ordner liegen bleiben, sondern in seinen regulären Posteingang gelangen.

Für die eigenen mobilen Geräte weist Synomics den User darauf hin, die notwendigen Sicherheitsvorkehrungen zu treffen und diese gegen unbefugten Zugriff durch Dritte sowie gegen Schadsoftware zu schützen.
Der User, der die native App benutzt, ist verpflichtet, diese auf dem neusten Stand zu halten und angezeigte Aktualisierungen (Sicherheitsupdates) vorzunehmen.

In einem öffentlichen Benutzerkreis ist der «digitale Schlüssel» in einer Web-App eine Webseite mit integrierten Aktions-Buttons (z.B. «Öffnen»). Damit der User diese Webseite nicht irrtümlich «verliert» (z.B. durch Schliessen des Browsers mit gleichzeitigem Löschen der Seite aus der Chronik), wird empfohlen, ein Lesezeichen zu setzen. Zusätzlich erhält der User mit jeder Buchung auch eine entsprechende Email (ausser im anonymen Betriebsmodus oder beim Self-CheckIn-Prozess). Voraussetzung dafür ist die korrekte Eingabe der Emailadresse.
Bei Nutzung einer solchen Web-App kann der «digitale Schlüssel» ggf. mit «Freunden geteilt» werden. Z.B. im Fall von (halb-)öffentlichen Schliessfächern oder einer Pickup Station muss jeder User, der den «digitalen Schlüssel» hat, nach einer Öffnung die Türe wieder manuell schliessen, um einen möglichen Diebstahl von allfällig noch deponierten bzw. nicht abgeholten Gegenständen zu vermeiden. (Dies ist v.a. dann relevant, wenn mehrere Gegenstände im selben Fach deponiert sind.)

Wenn der User ausnahmsweise (z.B. bei Krankheit oder im Fall einer persönlichen Verhinderung) aus der Ferne eine Öffnung tätigt (z.B. von der App aus), sollte er gleichzeitig sicherstellen (z.B. telefonisch), dass eine ihm vertraute Person vor dem Objekt steht. So verhindert der User unbefugten Zugang. Darüber hinaus muss die jeweilige Organisation einer solchen «delegierten» Nutzung grundsätzlich zustimmen.

Zugriffs- und Anwendungsbedingungen für Eigentümer resp. Betreiber der Anlage

Synomics stellt den Betrieb durch ständige Pflege sämtlicher Software-Teile der Lösung sicher. Dies betrifft v.a. das Hosting der Synomics-Cloud, die Nutzung der Anlage mittels nativer App (iOS und Android) oder Web-App, sowie Sicherheitsupdates. Für diesen Software-Service wird eine Jahresgebühr erhoben, welche jeweils vorschüssig durch die Organisation bzw. durch den Eigentümer der Anlage zu begleichen ist.

Der User nimmt zur Kenntnis, dass die gesamte Anlage nur dann genutzt werden kann, wenn die Software-Servicegebühr bezahlt worden ist. Synomics behält sich das Recht vor, bei Nicht-Nachkommen der fristgerechten Zahlung das System der besagten Anlage so lange zu deaktivieren, bis die Zahlung eingetroffen ist.

Datenschutz

Synomics respektiert Ihre Privatsphäre. So sind der Datenschutz und der sorgfältige Umgang mit einem Minimum an Ihren persönlichen Daten, deren Erhebung für die Nutzung erforderlich ist, Synomics ein grosses Anliegen. Synomics hält sich an die geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen.
Details zur Art und Weise, wie Synomics personenbezogene Daten erhebt, speichert, verwendet und schützt, entnehmen Sie bitte der entsprechenden Datenschutzerklärung.

Risiken, Haftung und Gewährleistung – generell

Nur wenn in einem geschlossenen Benutzerkreis die User-Daten (Vorname, Nachname, Email-Adresse) im Webportal durch die zuständige Verwaltungsstelle der Organisation korrekt hinterlegt sind, ist die einwandfreie Interaktion mit dem User gewährleistet. Für allfällige User-Datenfehler dieser Art lehnt Synomics jede Haftung ab.
User eines öffentlichen Benutzerkreises können bzw. müssen (je nach Applikation!) ihren «digitalen Schlüssel» unter Angabe ihrer Email-Adresse «sichern» bzw. erhalten diesen auf Basis ihrer Angaben. Auch für diese User ist die Interaktion nur bei korrekt hinterlegten Angaben gewährleistet.

Der User nimmt zur Kenntnis, dass jede Öffnung als Ereignis im System protokolliert wird. Dadurch ist z.B. bei einem Diebstahl ein Rückschluss auf den Verursacher möglich.
Es haftet in jedem Fall immer der registrierte User für einen Folgeschaden, der mit seinem Mobile bzw. über sein Login die Öffnung ausgelöst hat!
Der registrierte User
(im öffentlichen Benutzerkreis ist dies derjenige User, der ein Objekt gebucht hat) haftet auch dann, wenn er den «digitalen Schlüssel» mit «Freunden» geteilt hat und jene einen Schaden verursachen.
Im Fall einer Nutzung in einem öffentlichen Benutzerkreis, bei der nur die eigene Mobile-Nummer angegeben werden muss (z.B. beim Self-Check-In erforderlich), muss nach Anzeige aufgrund eines entstandenen Schadens und auch erst nach behördlicher Anweisung die betroffene Mobile-Nummer zu investigativen Zwecken den Behörden übergeben werden.

Jegliche Haftungsansprüche gegen Synomics wegen Komforteinbussen oder Schäden inkl. Folgeschäden materieller oder immaterieller Art, welche z.B. aus dem Zugriff oder der Nutzung bzw. Nichtnutzung der App oder der Web-App und deren Informationen, Inhalte und Mitteilungen, durch Missbrauch oder durch technische Störung der Anlage (z.B. eine nicht verriegelte Türe) oder durch Verletzung der o.g. Sorgfaltspflichten der User, entstanden sind, werden im Rahmen des gesetzlich Zulässigen ausgeschlossen.
Synomics lehnt insbesondere im Fall eines unbefugten Fremd-Zugangs jegliche Haftung auf Verlust ab.

Synomics unternimmt viel, um die Datensicherheit zu gewährleisten (durch enge Zusammenarbeit mit einer Schweizer Hosting-Firma, SSL-Zertifikat etc.). Ein Cyber-Angriff kann dennoch nicht ausgeschlossen werden.
Syphere setzt u.a. auf die Internetverbindung, d.h. auch auf die Verfügbarkeit des Mobilfunknetzes u.a. im Zusammenhang mit der App- bzw. Web-App-Nutzung. Synomics übernimmt keine Verantwortung und gibt keine Garantie dafür ab, dass die Funktionen und Nutzung der App bzw. Web-App dauernd und ununterbrochen zur Verfügung stehen, fehler- und störungsfrei sind oder Fehler unmittelbar behoben werden oder dass die Cloud-Server frei von Viren oder sonstigen schädlichen Bestandteilen sind.
Synomics ist jederzeit berechtigt, die Nutzung der App bzw. Web-App aus Sicherheitsgründen zu unterbrechen oder gar einzustellen.

Synomics bietet keine Gewähr auf Funktionalität von alten, nativen App-Versionen. D.h. angezeigte Updates sind vom User zu installieren.

Synomics behält sich alle Rechte der Syphere-Produkte vor.

Risiken, Haftung und Gewährleistung – speziell beim Sharing von Schliessfächern

Der User verschuldet einen Verlust von Gegenständen selbst, die aus seinem Schliessfach gestohlen worden sind, wenn er selbst – oder im Fall eines geteilten, „digitalen Schlüssels“ innerhalb eines öffentlichen Benutzerkreises – einer seiner «Freunde» die Türe des Schliessfachs nicht wieder manuell geschlossen hat, so dass diese automatisch verriegelt. (Hinweis: Das System detektiert verriegelte Türen.)

Die Anlage wird je nach Organisations-Planung periodisch gewartet (z.B. Reinigung). Die dazu erforderliche, rechtzeitige Freigabe der Schliessfächer durch den User frühzeitig anzuzeigen (ggf. vorzeitiges Ende der berechtigten Nutzung), liegt in der Verantwortung der zuständigen Verwaltungsstelle der jeweiligen Organisation. Beim Service muss das Personal zwecks Wartung alle Fächer öffnen bzw. diejenigen zwangsweise freigeben, die dann noch geschlossen sind. Allfällig noch liegengebliebene Gegenstände muss das Personal dann räumen; sie können je nach Bestimmungen der Organisation (s. spezielle Nutzungsbedingungen) bei dieser selbst wiedererlangt werden.

Generell können folgende Ursachen zu einer Räumung durch die Organisation eines durch den User besetzten Schliessfachs führen:

  • Zeitüberschreitung der berechtigten Nutzung
  • Aussergewöhnliches Ereignis bei oder im Schliessfach (z.B. Rauch/Feuer; sonstige Emissionen)
  • Begründeter, polizeilicher Verdacht auf Missbrauch (z.B. Lagerung von Diebesgut, verbotene Substanzen etc.)

Muss ein Schliessfach durch die Organisation geräumt werden, so liegt die entsprechend anzuwendende Sorgfalt im Umgang mit Gegenständen aus diesem Fach in deren Verantwortung – nach bestem Wissen und Gewissen.
Dennoch: Der User nimmt das Risiko eines Verlusts oder einer Verwechslung seiner Gegenstände bewusst in Kauf, wenn er sein Schliessfach nicht rechtzeitig selbst geräumt bzw. freigegeben hat. Synomics lehnt jede Haftung dafür ab.

Beendigung der Nutzung und des Vertrags

Im geschlossenen Benutzerkreis (unter Verwendung einer nativen App) endet die Nutzung von Syphere nicht durch Deinstallation der nativen App, sondern erst durch die administrative Deaktivierung oder Löschung des Users im Webportal durch die zuständige Verwaltungsstelle der jeweiligen Organisation.

Im offenen Benutzerkreis (unter Verwendung einer Web-App) endet die Nutzung mit folgenden Möglichkeiten (je nach Applikation):

  • (Vorzeitiges) Beenden durch den User selbst (wenn er z.B. den Ort verlässt)
  • Der Zeitpunkt des angezeigten Buchungsendes ist erreicht und der User hat nicht (rechtzeitig) verlängert (sofern die Organisation dies überhaupt zulässt) und das Fach bzw. der Raum wird durch die Organisation anschliessend geräumt
  • Die Organisation (Betreiber der Anlage) kann manuell im Syphere-System das Ende festlegen (z.B. nach einem Event); [dies impliziert die entsprechende Informationspflicht an die betroffenen User durch die Organisation, sodass diese anschliessend ihr Fach innert nützlicher Frist selbst räumen können.]

Der User hat nach Nutzungsende keinerlei vertragliche Ansprüche mehr auf das von ihm zuletzt genutzte Objekt.

Änderungen dieser Nutzungsbedingungen

Synomics kann diese Nutzungsbedingungen jederzeit ändern. Änderungen werden wirksam, wenn sie vom User im Rahmen eines Updates der nativen App oder in anderweitiger Form angenommen werden oder eine App nach erfolgter Information über die Änderungen weiterhin genutzt wird.

Recht

Es gilt Schweizer Recht. Gerichtsstand ist Schaffhausen.
Bei Fragen können Sie gerne mit uns Kontakt aufnehmen.

Sie erreichen uns unter folgenden Kontaktdaten:

Synomics AG
Albisstrasse 12
CH-8200 Schaffhausen
info@synomics.ch

General terms of use

General information

Syphere is a cloud-based shared space solution from Synomics AG (hereinafter referred to as „Synomics“), consisting of a web portal for the system operator (hereinafter referred to as „organisation“), among others, and an app corresponding to the application for the users of the system (hereinafter referred to as „user“). Depending on the solution, the app for a closed user group is the native Syphere Lockerbox app, which can only be used by authorised users after successful login.
In a public user group, the app is a so-called web app (web application in a browser) for users who can use Syphere e.g. after scanning a QR code at the object of use, e.g. at a door or a locker or at any other system with a Syphere control unit. [Users of a public user group can be, for example, visitors to lockers, or walk-in customers of a shop or customers at a pick-up station or (temporary) tenants of a hobby room].

Special terms of use

Each organisation that uses a Syphere solution has its own policies and processes and has configured the system accordingly. The organization has specifically defined its framework for use. Whether door/gate, locker systems or a pickup station: Synomics provides the technical solution. The organization determines the operating procedure, times and any costs.
[In the case of dynamically used locker systems, this can be, a.o., the duration of free or chargeable use, reminder times before expiry, any (additional) costs in the event of exceeding the time limit or after clearing by staff, as well as the number of lockers that can be occupied at the same time.]

Please be sure to consult the organisation’s specific terms of use or general terms and conditions as well!

Functions with the native app

The web portal and the associated native app can only be used by authorised users. A person is authorised under the following conditions, whereby all conditions must be fulfilled:

  • He/she is organisationally involved with a facility where a Syphere solution of Synomics is deployed. Their role is that of the in-house user (closed user group) or that of the administration of an organisation, the facility manager or the technical service, or that of the operator of a pickup station; or the user is otherwise involved with the facility in some way, e.g. maintenance.
  • The user has been personally invited by the system via email (with a link to the web portal for registration). This means that a responsible body allows the user to use or manage the system.

If you are using a Syphere solution with native app, the following applies:
After installing the app (iOS or Android) on their mobile phone, the user of the system registered with a valid email address can then log into the app with their login if they agree to the privacy policy and these terms of use.

It is a prerequisite for the functioning of the app that a) notifications are permitted and b) the use of the camera is authorised. In addition, for a smooth and, above all, real-time interaction of the Syphere solution, an internet connection of the mobile device is required, be it via WIFI or via activated mobile data. With the native app, objects can be used dynamically and statically:

  • With „static“ use of facility objects the user can open „his objects“ (e.g., a door or a permanently assigned locker) in the native app directly and as often as the organization authorizes him to do so. (Scanning an object QR code is not required).
  • In the case of „dynamic“ use (using the example of sharing lockers), the user scans a QR code with the app for each free (open) locker and can thus use it for a certain period of time and under conditions defined by the respective organization. With the app – or (if necessary) also via the web portal – the user can open and close his locker as often as he likes and actively releases it again at the end of use. (After release, the locker door remains open automatically).
    The app shows the user details for each occupied locker, such as locker number, organisation, locker location and usage time. They can also change their password in the app menu.
    The user is warned via push messages in the notification centre of the smartphone operating system about expiring usage times or is informed about timeouts and possible costs. In addition, the user automatically receives a corresponding email at each time specified by the organisation.

Functions via a web app

If you are using a Syphere solution with a web app, the following applies:
As described above, users in a „public“ user group can use systems with a Syphere solution once „spontaneously“ or, if necessary, several times (Internet connection required, e.g. via mobile data). It depends on the solution and configuration by the operator of the system (organisation), either anonymously or only after entering an email address or your mobile number and, if applicable, only after payment of a user fee or rent. The users receive a „digital key“ (displayed in a web application in their internet browser) to open e.g. a door or a locker.
A few possible applications are listed below (not exhaustive):

  • When using a pickup station, users (customers of a store and employees in intralogistics) are notified for a pickup or for a return (e.g. by email or SMS) and receive the „digital key“ on their mobile to open a filled or reserved locker.
  • When using (semi-) „public“ lockers, the user (e.g. a visitor of an organisation) scans a QR code with his mobile and can (possibly only after payment) use the selected available locker for a time determined by the organisation.
  • With access control, the user (e.g., a subscriber of a sports facility or a walk-in customer of a store) scans a QR code with his mobile phone and can enter and use selected rooms (depending on the application and process definition, possibly only after payment).

Duties of care of the users

Passwords are required in a closed user group for the purpose of logins. They are stored only for login identification in the background and not in plain text. They will not be made visible to the organisation’s administration responsible for the system, Synomics or to any other third party.

We would like to point out that passwords can be hacked by cyber criminals!

The technical access, as well as the access data itself (email address and password) are the responsibility of the user. The user must therefore set a password that is as secure as possible and change it regularly.

The User a closed user group is obliged to notify changes of his/her e-mail address or corrections or changes of first name and surname, or a change of his mobile number in time to his/her organisation. Because notifications usually are sent to the registered email address. (Depending on the application or settings, notifications can also be sent via SMS).

The user also ensures that the email notifications („noreply“ – sender) do not remain in their spam folder, but also effectively reach their inbox.

For its own mobile devices, Synomics advises users to take the necessary security precautions and protect them against unauthorized access by third parties and against malware.
The user who uses the native app is obliged to keep it up to date and to perform indicated updates (security updates).

In a public user group, the „digital key“ in a web app is a website with integrated action buttons (e.g. „Open“). To ensure that the user does not accidentally „lose“ this website (e.g. by closing the browser and also deleting the page from the history), it is recommended that a bookmark is set. In addition, the user also receives a corresponding email with every booking (except in anonymous operating mode or during the self-check-in process). The only condition for this is that the email address is entered correctly.
When using such a web app the „digital key“ can be shared with „friends“. For example, in the case of (semi-)public lockers or a pickup station, every user who has the „digital key“ must manually close the door again after opening it in order to prevent the possible theft of any items that are still deposited or have not been picked up. (This is especially relevant if several items are deposited in the same locker).

If, exceptionally (e.g., in case of illness or personal incapacity), the user opens the door remotely (e.g., from the app), he should at the same time ensure (e.g., by telephone) that a person he trusts is standing in front of the object. In this way, the user prevents unauthorized access. In addition, the respective organisation must generally agree to such „delegated“ use.

Access and application conditions for the owner or operator of the system

Synomics ensures operation by constantly maintaining all software parts of the solution. This mainly concerns the hosting of the Synomics cloud, the use of the system via native app (iOS and Android) or web app, as well as security updates. An annual fee is charged for this software service, which is to be paid in advance by the organisation or the owner of the system.

The user acknowledges that the entire system can only be used if the software service fee has been paid. Synomics reserves the right to deactivate the system of that facility until payment is received if payment is not made by the due date.

Privacy policy

Synomics respects your privacy. Synomics attaches great importance to data protection and the careful handling of a minimum of your personal data, the collection of which is necessary for its use. Synomics complies with the applicable data protection regulations.
For details on how Synomics collects, stores, uses and protects personal data, please refer to the relevant privacy policy.

Risks, liability and warranty – general

Only if in a closed user group the user data (first name, surname, email address) are correctly stored in the web portal by the responsible administrative office of the organisation, the proper interaction with the user is guaranteed. Synomics declines all liability for any user data errors of this kind.
Users of a public user group can or must (depending on the application!) „secure“ their „digital key“ by entering their email address or receive it on the basis of their details. For these users, too, interaction is only guaranteed if the information provided is correct.

The user acknowledges that each opening is logged in the system. In the event of theft, for example, this makes it possible to identify the person who caused the theft.
In any case, the registered user who triggered the opening with his mobile or via his login is always liable for consequential damage!
The registered user
(in the public user group this is the user who has booked an object) is also liable if he has shared the „digital key“ with „friends“ and they cause damage.
In the case of a use in a public user group, where only the user’s own mobile number must be entered (e.g., required for self-check-in), the mobile number in question must be handed over to the authorities for investigative purposes after a report has been filed due to damage incurred and also only after official instructions have been issued.

Any liability claims against Synomics for loss of convenience or damage, including consequential damage of a material or immaterial nature, arising, for example, from access to or use or non-use of the app or a web app and its information, content and messages, through misuse of the connection, through technical malfunction of the system (e.g. an unlocked locker door) or through breach of the above mentioned user’s duty of care, are excluded to the extent permitted by law.
In particular, Synomics rejects any liability for loss in the event of unauthorised third-party access (by removing items from an open locker door).

Synomics does a lot to ensure data security (by close cooperation with a Swiss hosting company, SSL certificate, etc.). Nevertheless, a cyber attack cannot be ruled out.
Syphere relies, among other things, on the internet connection, i.e. also on the availability of the mobile network in connection with the app or web app use, among other things. Synomics assumes no responsibility and gives no guarantee that the functions and use of the app or web app will be available continuously and uninterruptedly, that they will be free of errors and malfunctions or that errors will be rectified immediately or that the cloud servers are free of viruses or other harmful components.
Synomics is entitled to interrupt or even discontinue the use of the app or web app at any time for security reasons.

Synomics does not guarantee the functionality of old native app versions. I.e. displayed updates have to be installed by the user.

Synomics reserves all rights to the Syphere products.

Risks, liability and warranty – especially with sharing of lockers

The user himself is responsible for a loss of items stolen from his locker, if he himself – or in the case of a shared “digital key” within a public user group – one of his „friends“ has not manually closed the door of the locker again so that it locks automatically. (Note: The system detects locked doors).

Depending on the organisation’s planning, the system is periodically maintained (e.g. cleaning). The required timely release of the lockers by the user (if necessary, an early end of authorised use) is the responsibility of the responsible administrative office of the respective organisation.
When it comes to service, the staff must open all lockers for maintenance purposes or compulsorily release those that are still closed at that time. Any items left lying in the lockers must then be cleared by the staff; they can be collected from the organisation itself, depending on the organisation’s regulations (see special term of use).

In general, the following causes can lead to an emptying by the organisation of a locker occupied by the user:

  • Timeout of authorised use
  • Unusual event at or in the locker (e.g. smoke/fire; other emissions)
  • Reasonable police suspicion of misuse (e.g. storage of stolen goods, prohibited substances, etc.)

If a locker has to be cleared by the organisation, the appropriate care to be taken in handling items from it is the responsibility of the organisation – to the best of its knowledge and belief.
Nevertheless: The user consciously accepts the risk of loss or confusion of his/her items if he/she has not cleared his/her locker in time. 
Synomics declines any liability for this.

Termination of use and of the contract

In a closed user group (using a native app) the use of Syphere does not end with the uninstallation of the native app, but only with the administrative user deactivation or deletion in the web portal by the responsible administrative office of the respective organisation.

In a open user group (using a web app), use ends with the following options (depending on the application):

  • (Premature) termination by the user him/herself (e.g. when leaving the location)
  • The time of the displayed booking end has been reached and the user has not extended (in time) (if the organisation allows this at all) and the locker or room is then cleared by the organisation
  • The organisation (operator of the facility) can set the end manually in the Syphere system (e.g. after an event); [this implies the corresponding obligation to inform all users concerned by the organisation so that they can then empty their locker themselves within a reasonable period of time].

After the end of use, the user no longer has any contractual claims to the object last used by him/her.

Changes to these Terms of Use

Synomics may change these Terms of Use at any time. Changes become effective if they are accepted by the user as part of an update to the native app or in any other form, or if an app continues to be used after notification of the changes.

Right

Swiss law shall apply. The place of jurisdiction is Schaffhausen.
If you have any questions, please feel free to contact us.

You can reach us at the following contact details:

Synomics AG
Albisstrasse 12
CH-8200 Schaffhausen
info@synomics.ch

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